Requisitos

• Titulación oficial de auxiliar administrativo.

Funciones

• Atender la secretaría de la UGC para la atención presencial al público

• Atención ciudadana ante cualquier requerimiento de información, ya sea dando respuesta a ella o poniéndolo en contacto con el profesional del Servicio pertinente.

• Atención al paciente:

  • Resolución presencial, telefónica o telemática de dudas o cuestiones sobre la cita o con su gestión;

  • Facilitar a los pacientes y/o familiares o acompañantes el correspondiente justificante de asistencia si lo solicitan.

• Gestión de citas

  • Asignación de cita a los pacientes teniendo en cuenta, en la medida de lo posible, sus preferencias y especialmente, la coordinación con otras pruebas diagnósticas o consultas. En caso de personas con limitaciones o de cuidadores, se adecuará la cita independientemente de los criterios organizativos de la Unidad, consultando al jefe de servicio para la creación de huecos que permitan el máximo ajuste a las necesidades.

  • Dar las instrucciones de preparación de las pruebas, en caso de que existan; informar a los pacientes del tiempo de permanencia en la Unidad durante la realización de la prueba; informar a los pacientes de las básicas medidas de radioprotección para evitar acudir con mujeres embarazadas o niños.

  • Gestionar las citas en plazo inferior a 30 días o en el menos plazo de tiempo posible si son pruebas preferentes. Se consultará al jefe del Servicio para la habilitación de huecos de cita si no hay huecos disponibles.

• Asignación de las citas en menos de 48 horas tras la validación de estas por parte de los facultativos.

• Recepción del correo físico (externo e interno) y su distribución, así como del correo electrónico de la unidad a través de la cuenta del Servicio.

Tareas

• Revisión continua de solicitudes validadas en PDI:
  • detección de solicitudes urgentes o de hospitalización para cita inmediata según indicaciones de los facultativos;
  • gestión de la cita validada en un plazo inferior a 48 horas
• Revisión diaria de los correos electrónicos de los pacientes que soliciten información, consulten dudas o planteen cambios de cita, con respuesta en menos de 24 horas.
• Revisión diaria de la aplicación SMS Citas de los mensajes no entregados y sin notificación, así como las respuestas del día anterior, para su subsanación, cancelando o reprogramando las citas, contactando con ellos telefónicamente. 
• Detección de déficits de huecos para procedimientos en plazos inferiores a 25 días, que serán comunicados al jefe de Servicio para el ajuste de agendas. Este plazo se reducirá a 20 días en el caso del PET.
• Respuesta a los correos electrónicos de los pacientes llegados desde el formulario de contacto de la web del Servicio, ya sea por correo-e o telefónicamente, según haya indicado el paciente. 
• Llamada telefónica a todos los pacientes de PET para gestionar la cita y trasladar la información correspondiente.
• Llamada telefónica para la citación a todos los pacientes de cirugía radioguiada. 

Procedimientos

• Criterios de gestión de citas
• Procedimientos de asignación de cita
• Normas y recomendaciones tras la prueba para los pacientes a comunicar durante la citación:

  • PET

    • FDG
      • Endocarditis (Protocolo específico para frenación miocárdica de 18F-FDG en estudio PET/CT)
    • Amiloide
    • Colina
    • PSMA
  • NO PET

 

Responsabilidades

• Correcta realización de sus funciones.
• Asegurar la satisfacción del paciente respecto a la atención recibida.
• Atención personalizada y trato amable con el paciente, mostrando empatía.
• Asegurar la comprensión del paciente respecto a la información recibida
• La Secretaría no deberá quedarse nunca sin la presencia de uno de los dos administrativos, cuando ambos estén en activo.

Competencias

Los mapas de competencias permiten a los profesionales conocer cuales son los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para desempeñar adecuadamente un determinado puesto de trabajo.

TRANSVERSALES

Afectan a todos los profesionales sanitarios del SSPA, con independencia de su puesto de trabajo o categoría profesional.

CONOCIMIENTOS	DEFINICIÓN	NIVEL
Orientación al ciudadano	Conoce y garantiza el ejercicio de los derechos de los ciudadanos	I
	Conoce los procedimientos para garantizar la confidencialidad de la información a la que tiene acceso, y el respeto a la intimidad y privacidad del paciente durante su asistencia	I
La eficiencia	Conoce y garantiza un uso adecuado de los recursos disponibles	II
Los resultados	Comprende las acciones a realizar para alcanzar con su trabajo unos resultados que mejoren la salud de la población	I,II y III
HABILIDADES	DEFINICIÓN	NIVEL
Orientación al ciudadano	Cuida la relación con los usuarios procurando satisfacer sus necesidades y expectativas	I
	Facilita el ejercicio de los derechos de los ciudadanos	II
Atención sanitaria integral	Aplica medidas de prevención de riesgos laborales y conservación medioambiental	I
	Emplea las habilidades de comunicación adecuadas	I
	Maneja las técnicas propias del ámbito de su grupo profesional	I y II
	Lleva a cabo actividades encaminadas a evitar posibles eventos adversos y aumentar la seguridad en su desempeño	I y II
La eficiencia	Hace un uso eficiente del tiempo	I
	Hace un uso adecuado de los recursos disponibles	II
ACTITUDES	DEFINICIÓN	NIVEL
Aprendizaje y mejora continua	Analiza la propia práctica para identificar oportunidades de mejora y mantener la actuación de conocimientos y habilidades a través de la formación continuada	I, II y III
	Cuenta con la capacidad resolutiva adecuada a su nivel asistencial	I
	Realiza acciones formativas y mantiene una reflexión activa sobre su trabajo para mejorar la atención sanitaria	I, II y III
	Participa en la mejora continua de su grupo profesional y del SSPA	II
Trabajo en equipo	Orienta su actuación a la consecución de objetivos comunes, estableciendo fórmulas de colaboración y compartiendo información	I
Ciudadano	Fomenta la equidad en la atención sanitaria reduciendo las barreras	I

 

GENERALES

Son las competencias propias del trabajador correspondientes a su categoría profesional.

CONOCIMIENTOS	DEFINICIÓN
El/la profesional	Conoce de forma adecuada el programa de gestión de citas corporativo
	Conoce los procedimientos de atención a la ciudadanía
HABILIDADES	DEFINICIÓN
Atención sanitaria integral	Realiaza correctamente la asignación de citas y la atención telefónica
	Maneja con soltura las aplicaciones corporativas
ACTITUDES	DEFINICIÓN
Orientación al ciudadano	Buen trato telefónico
	Capaz de prestar atención al detalle
	Capacidades comunicativas
Adaptación al cambio y contribución a la mejora	Capacidad para priorizar ideas
	Capacidad para trabajar en equipo

 

ESPECÍFICAS

Son las llamadas competencias técnicas, "hard" o funcionales están relacionadas con un puesto de trabajo o un rol profesional concreto.

Nuestra Unidad no cuenta con competencias específicas para el puesto de secretaría.