El Hospital Clínico San Cecilio facilita la firma digital de los contratos de sus profesionales
El Hospital Universitario Clínico San Cecilio ha puesto en marcha un nuevo sistema para la firma electrónica de los contratos de sus profesionales, que permite completar este trámite desde cualquier lugar y a cualquier hora, sin necesidad de desplazarse al centro hospitalario. Esta iniciativa supone un nuevo avance en la transformación digital de la gestión de personal y en el objetivo de avanzar hacia una organización más accesible, ágil y con un menor uso del papel.
El sistema, operativo desde agosto, permite formalizar electrónicamente los nombramientos utilizando un certificado digital y el correo corporativo desde cualquier dispositivo compatible, ya sea un ordenador, un teléfono móvil o una tableta. Una vez realizada la firma, el profesional recibe automáticamente una copia del documento en su correo electrónico y este queda incorporado directamente a su expediente.
Durante el primer mes de funcionamiento, 38 profesionales han utilizado ya esta nueva vía de firma. Su implantación progresiva adquiere especial relevancia si se tiene en cuenta que el hospital formaliza alrededor de 5.000 nombramientos al año.
La directora Económica Administrativa y de Personal, Raquel Sánchez del Pino, destaca que “este proyecto pone la tecnología al servicio de nuestros profesionales y nos permite avanzar hacia una Administración más accesible y eficiente. Queremos simplificar su relación con el hospital, evitando desplazamientos y trámites que actualmente, con las herramientas disponibles, pueden resolverse de forma segura y ágil por vía digital”.
Menos desplazamientos, tiempo y papel
Hasta ahora, la formalización de estos documentos requería que el profesional acudiera presencialmente a la Unidad de Atención al Profesional. La nueva vía electrónica elimina este desplazamiento y los tiempos de espera asociados, una ventaja especialmente importante para quienes se encuentran fuera del centro o tienen mayores dificultades para realizar gestiones presenciales.
La digitalización genera también beneficios para la propia organización, al disminuir las tareas relacionadas con la impresión, entrega, recepción y archivo de documentos y liberar tiempo de los profesionales de las unidades administrativas para otras funciones.
A ello se suma la reducción del consumo de papel. Cada nombramiento supone actualmente entre cuatro y seis folios, además de otra documentación que tradicionalmente se ha aportado en este formato durante el proceso de incorporación. Teniendo en cuenta el volumen anual de contrataciones, la extensión del nuevo modelo permitirá disminuir de manera significativa el uso de papel asociado a estos procedimientos.
Mónica M. Arenas López, jefa de Servicio de la Unidad Técnica de Personal, señala que “no se trata simplemente de sustituir una firma en papel por una firma electrónica, sino de transformar todo el circuito para hacerlo más sencillo. El profesional firma, recibe inmediatamente su documentación y esta se incorpora a su expediente sin pasos intermedios, lo que supone un importante ahorro de tiempo tanto para él como para las unidades que intervienen en el proceso”.
El hospital mantiene, no obstante, la posibilidad de realizar el trámite presencialmente para aquellos profesionales que lo prefieran. Para ello, el proyecto incorpora también la firma biométrica (en tabletas), de manera que la transformación digital amplía las alternativas disponibles adaptándonos a las preferencias de cada profesional.
Un circuito administrativo completamente digital
La puesta en marcha del proyecto ha requerido rediseñar el procedimiento completo de gestión, desde la recogida electrónica de los datos necesarios para la incorporación del profesional hasta la firma, entrega y archivo de la documentación.
En este proceso han trabajado de manera coordinada el servicio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, las áreas de Selección, Provisión, Atención al Profesional, Unidad Técnica, Nóminas y Archivo, adaptando sus procedimientos para crear un circuito integrado que reduzca las actuaciones manuales y permita gestionar y custodiar la documentación de forma electrónica.
El sistema contempla igualmente las comunicaciones relacionadas con la formación en Prevención de Riesgos Laborales y Vigilancia de la Salud, de modo que el profesional pueda disponer desde su incorporación de la documentación y la información necesarias.
Con este proyecto, el Clínico San Cecilio avanza, en línea con el Servicio Andaluz de Salud, en su estrategia hacia un modelo de “hospital sin papeles”, en el que la digitalización de los procesos administrativos contribuya no solo a mejorar la eficiencia interna y reducir el impacto ambiental, sino también a ofrecer a sus profesionales servicios más sencillos, flexibles y adaptados a sus necesidades.
